Libro de junta directiva en medios electrónicos

Tras la pandemia, la secretaría corporativa de las compañías colombianas ha enfrentado un gran desafío, ya que la normativa societaria no es lo suficientemente flexible para satisfacer las necesidades reales de las sociedades.

Desde el 2020, la firma y archivo de varios documentos dejaron de ser físicos, optando por medios electrónicos para su firma y conservación. El presente artículo tiene como objetivo analizar la posibilidad de conservar libros de actas de junta directiva a través de medios electrónicos y explicar la última postura de la Superintendencia de Sociedades sobre la manera en que deben ser firmadas estas actas.

El libro de actas de la Junta Directiva no está sujeto a registro, por lo que las compañías pueden llevarlo en cualquier tipo de medio, siempre que se cumpla con la obligación de conservación prevista en los artículos 54 a 60 del Código de Comercio.

En este contexto, el Oficio 2020-266001 de octubre de 2023, publicado por la Superintendencia de Sociedades en abril de 2024, aborda la normativa relacionada con los libros de comercio en medios electrónicos y cita el capítulo 39 del Decreto 1074 de 2015, que prevé la posibilidad de llevar libros de comercio en medios electrónicos y mantener un archivo electrónico para la compañía.

El Decreto 1074 de 2015 define los libros de comercio en medios electrónicos como un conjunto de documentos transcritos en forma de mensaje de datos. Por su parte, el artículo 2 de la Ley 527 de 1999 define un mensaje de datos como cualquier información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos u ópticos, como el correo electrónico, Internet o un archivo en PDF.

Además, el artículo 12 de esta Ley establece que estos documentos deben conservarse de manera que: (i) la información sea accesible para su consulta posterior; (ii) se conserve en su formato original o en uno que garantice su exactitud; y (iii) se incluya información sobre su origen, destino, fecha y hora de envío o recepción.

Por lo tanto, bajo la normativa societaria vigente, es viable llevar el libro de actas de junta directiva en medios electrónicos, siempre y cuando, se cumplan con los requisitos generales para el archivo de documentos electrónicos. Dado que el libro de actas de la Junta Directiva no requiere registro, esta forma de conservación y archivo de las actas del órgano de administración es adecuada.

Finalmente, vale aclarar que las actas llevadas por medios electrónicos no deben cumplir con lineamientos especiales distintos a los que la ley ya contempla para las actas físicas. Sin embargo, en cuanto a las formas de firma, la Superintendencia de Sociedades, que solía ser flexible, ha adoptado desde 2024 una postura más estricta, estableciendo que, si el libro se lleva físicamente, las actas únicamente podrán ser firmadas de forma manuscrita, mientras que, si se trata de un libro llevado por medios electrónicos, la firma deberá ser de forma digital o electrónica.